Quali sono i compiti della segretaria virtuale?

Una segretaria virtuale, lavorando da remoto, si occupa di assistere professionisti e piccoli imprenditori nell’esercizio delle loro attività quotidiane che non richiedano il loro intervento personale. Una segretaria virtuale è una professionista in carne ed ossa che, a differenza della segretaria assunta come dipendente, opera come freelance. Lavora quindi per più clienti, per un numero di ore variabile a seconda delle loro esigenze.

La segretaria virtuale non è presente fisicamente nello studio del professionista con cui collabora, bensì opera in outsourcing tramite un computer ed una connessione internet.

Vengono offerti servizi semplici e generici, ad esempio attività di segreteria, nonché servizi specialistici, come la redazione di documenti e la consulenza amministrativa. Attività che, quindi, possono essere delegate ad una segretaria virtuale, con l’obiettivo di recuperare tempo da dedicare ad altro (ad esempio, al business), ma anche con la finalità di risparmiare denaro rispetto all’assunzione di un dipendente. In pratica, la segretaria virtuale è una figura professionale che si occupa di rispondere al telefono, fissare o disdire appuntamenti, seguire alcune pratiche, riferire messaggi e così via, proprio i compiti di una tradizionale segretaria.

La particolarità di una segretaria virtuale però, sta nel fatto che non è fisicamente presenta nello studio del professionista per cui lavora, ma opera da remoto e magari presta la sua opera a più professionisti o studi professionali contemporaneamente. Fino a poco tempo fa la segretaria virtuale era una figura a cui delegare attività secondarie, come la gestione e lo svolgimento di compiti a lei assegnati. Ora non più, o meglio, non solo.

La segretaria virtuale fornisce quindi servizi professionali di supporto (in amministrazione, comunicazione, elaborazione dati, ricerche, preparazione di presentazioni, segreteria telefonica, organizzazione di trasferte e viaggi, ecc) o servizi professionali specializzati (promozione web 2.0, assistenza alla clientela, sviluppo di siti web, progettazione grafica, ricerca e selezione di personale, ecc) ad aziende, imprese e professionisti prevalentemente da remoto.